Rekisterinpitäjä
SF-Caravan Rutusakki ry
Auratie 1 D 15
04220 Kerava
Puh. 050 561 8680

Tietosuojavastaava
yhdistyksen rekisteriä koskevissa asioissa
SF-Caravan Rutusakki ry
Pentti Äijö
Harjutie 10 F
40800 Vaajakoski
Puh. 050 499 4387

Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen ja jäsenyyden hoitamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä ylläpitää yhdistyslain (26.5.1989/503) mukaista jäsenluetteloa, johon tallennetaan tiedot sen jäsenistä.
Rekisterinpitäjän rekisteritietojen käyttötarkoitus on jäsensuhteiden hoito, hallinta ja ylläpito.
Tietoja voidaan luovuttaa tilastollisiin tarkoituksiin sekä suoramarkkinointiin, mikäli jäsen ei ole henkilökohtaisesti kieltänyt tietojensa luovuttamista. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti.
Jäsenyhdistyksen jäsenrekisteri Sense sisältää seuraavat tiedot sen jäsenistä:
• jäsennumero, etu- ja sukunimi, lähiosoite, lähiosoite 2, postinumero, postitoimipaikka, maa
• syntymävuosi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• varsinaiset jäsenet, rinnakkaisjäsenet
• Kunniajäsenet ja vapaajäsenet
• jäsenkauden päättymispäivä, jäsenyyden tila, markkinoinninesto, jäsenmaksulaskutukseen liittyvät tiedot
• yhdistysjäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, yhdistysjäsenyyden tila
• yhdistyksen luottamustehtävät, yhdistyksen luottamustehtävän alkamis- ja päättymispäivä, luottamustehtävän tila.


Yhdistyksen tietosisältö
Yhdistyksen hallussa olevia tietoja säilytetään yhdistyksen sihteerin tiedostoissa jotka sijaitsevat ATK laitteella salasanan suojaamana, sekä paperi- ym ei sähköisessä muodossa olevat tiedot lukitussa tilassa.
Tällaisia tiedostoja ovat mm.
• luettelo rututarran saanneista jäsenistä
• vuosittain pelattavan rutupelin voittajat sekä
• tiedot jäsenistä joille on myönnetty yhdistyksen standaari tai vastaava huomionosoitus.


Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään liittymisen yhteydessä ja tallennetaan SF-Caravan ry:n jäsenrekisteriin.
Tietoja päivitetään jäsenen itse ilmoittaessa muutoksista tai muuten ottaessa yhteyttä.
Tiedot jäsenrekisteriin merkitään jäsenen antaman tiedon perusteella.
Jäsenten nimi- ja osoitetietoja päivitetään kuukausittain Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä Väestötietojärjestelmästä.
Mikäli jäsen on tehnyt virallisen muuttoilmoituksen väestörekisteriin, eikä hänellä ole voimassa osoitteenluovutuskieltoa väestötietojärjestelmästä, päivittyy uusi nimi ja/tai osoite automaattisesti. 
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Tietojen säännönmukainen luovutus
SF-Caravan ry voi luovuttaa jäsenyhdistystensä henkilöjäsenten henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointiin ja etämyyntiin.
Henkilötietoja voidaan siirtää SF-Caravan ry:n ja/tai sen jäsenyhdistysten yhteisten tietojärjestelmien välillä.
Jäsenyhdistys voi luovuttaa jäsentensä osoitteita yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisille tahoille ja yhteistyökumppaneille.
Näiksi katsotaan mm. jäsenlehden painotalot, yhdistyksen ylläpitämät omat jäsenrekisterit ja nettisivut, yhdistyksen ylläpitämän leirintäalueen tietojärjestelmä.
Sekä tarvittaessa rajoitetuin tiedoin sidosryhmiin kuuluville Gasthaus&Camping Koskenniemi sekä Finnlinesille.
Edellä mainituille annettavat tiedot sisältävät: nimen, jäsennumeron sekä sähköpostiosoitteen.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tämän rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojärjestelmä sekä tiedostot on suojattu käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä kuten palomuurein ja salasanoin.
Muut kuin sähköisessä muodossa olevat jäsenrekisterit sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella pystytään todentamaan kaikki sisään kirjautumiset. Käyttäjille on määritelty käyttöoikeustaso, joten tietoja pääsee muokkaamaan vain SF-Caravan ry:n nimeämät/lisensoimat henkilöt.

Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse).

Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusasioissa sekä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisua koskevissa asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Suoramarkkinointikiellosta voi halutessaan ilmoittaa rekisterinpitäjälle.




Tiedot päivitetty 16.4.2018